Malgré les évolutions rendues possibles par la numérisation, la gestion des processus documentaire est encore loin d’être optimisée.
C’est ce que montre l’étude « Tendances clés du marché de la gestion des processus documentaires » réalisée par le cabinet Markess (1). Les documents, quelle que soit leur forme, sont encore au cœur de nombreux échanges, au sein même des entreprises et de leurs écosystèmes externes. Malgré tout un environnement propice à leur numérisation (aussi bien d’un point de vue technologique que légal et réglementaire), le cabinet Markess constate que la gestion des processus documentaires est encore loin d’être optimisée. Plus de 90% des décideurs interrogés jugent en effet devoir encore travailler sur ces aspects !
Au-delà des documents en tant que tels, il s’agit avant tout d’optimiser des processus métiers. Soutenir les stratégies clients digitales, numériser les processus administratifs RH, généraliser la facturation électronique… sont autant de chantiers visant certes à numériser des échanges, dans lesquels les documents ont encore une place clé (cf. contrats, dossiers, formulaires…), mais surtout à améliorer la performance métier. Ce sont des chantiers portés par les directions métiers en coordination avec les DSI, et dans certains cas les directions juridiques pour le volet légal associé.
Le cabinet Markess a identifié 5 tendances qui devraient dessiner le marché des solutions associées à ces projets d’ici fin 2018 :
La dimension métier que doivent revêtir les solutions de gestion des processus documentaires est indéniable. Les décideurs métiers ont de nouvelles attentes en fonctionnalités leur permettant de gérer des contenus ou des documents (factures, documents RH, documents client…), qu’elles soient intégrées à leur solution métier ou en stand-alone.
La dimension sécuritaire des documents et processus associés, cruciale dans un contexte légal et réglementaire à la fois favorable et contraignant (eIDAS, RGPD – Règlement Général de Protection des Données qui impacte les processus de gestion de l’information et dans sa foulée la conservation de documents contenant des données à caractère personnel). C’est sans compter sur la nécessaire prise en compte de risques de plus en plus courants du fait de la démocratisation des outils numériques (cf. fraude documentaire, usurpation d’identité…).
La dimension mobile qui devient incontournable et offre des usages inspirés des pratiques du grand public. Cela permet notamment de répondre aux enjeux d’instantanéité et de temps réel et d’ouvrir la gestion des processus documentaires au »front office » ou même aux tiers impliqués dans les dossiers associés.
La dimension analytique qui se précise de plus en plus dans les besoins exprimés par les décideurs interviewés, tant à des fins de gestion de la performance des processus que de valorisation des données présentes dans les documents, et même de contrôle de données (qualité, fraude…).
Le cloud qui offre aux directions métiers la possibilité de gagner en agilité et en autonomie tout en s’affranchissant de contraintes techniques.
La transformation digitale conduite par les entreprises et administrations va donc bien au-delà du simple passage du format papier au numérique. Aussi, le marché des solutions de gestion des documents et des processus métiers ne doit pas se limiter à la seule gestion du document mais proposer des offres intégrant cette vision business afin de satisfaire aux besoins exprimés par les métiers.
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(1) Cet article a été réalisé à l’occasion de la Présentation dans le cadre de la 12ème Edition de Solutions Demat’Expo et des Salons Solutions qui se tiennent du 26 au 28 septembre 2017 à Paris Expo Porte de Versailles.
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