Dans la transformation numérique de l’entreprise, les RH doivent aussi être en première ligne. Mais c’est là un projet multiforme qui touche à de multiples dimensions.

La transformation numérique de la fonction RH passera indéniablement par la digitalisation de ses processus documentaires. Pour décupler leur performance, les directions RH devront ainsi poursuivre les chantiers de dématérialisation déjà engagés, insuffler une dimension digitale à la gestion de leurs processus documentaires et rendre cette gestion multicanale, sociale et collaborative. C’est le constat du cabinet Markess suite à ses différentes études.

Optimiser la gestion des processus documentaires RH

Automatiser les processus RH, accroître la performance de la fonction et maîtriser les coûts de gestion RH sont parmi les enjeux majeurs (cités par plus de 50% des décideurs RH interrogés) auxquels l’introduction du digital peut apporter une réponse.

Pour autant, cela suppose que la gestion des processus documentaires RH soit à niveau. Or, pour 83% des DRH, cette gestion ne permet pas de répondre de façon optimale à des éléments clés permettant d’améliorer les services RH mais aussi de favoriser la relation salarié. Il s’agit du développement du temps réel et de l’instantanéité, de la généralisation des usages numériques, de l’adoption d’une approche multicanale dans les communications ou encore de la prise en compte d’usages sur tout type de terminaux.

Numériser des documents papier et disposer d’un système de gestion documentaire RH ne suffisent donc pas. L’optimisation de la gestion documentaire RH passe par d’autres besoins : intégrer les données aux systèmes d’information, activer des workflows, signer électroniquement, archiver, sécuriser et protéger les documents au format numérique sont ainsi des points de passage obligés pour digitaliser de bout en bout les processus documentaires.

Priorité à la dématérialisation des processus administratifs RH 

Pour les RH, la digitalisation est véritablement un moyen d’optimiser la gestion de tâches récurrentes, à faible valeur ajoutée, consommatrices en temps et en ressources et auxquelles sont associés de nombreux documents (encore au format papier).

Aussi la dématérialisation des documents s’impose logiquement pour des processus RH purement administratifs comme la gestion de la paie, des frais professionnels, des congés et absences, l’administration du personnel, la gestion des accidents du travail et des maladies, la gestion des temps et activités et la planification.

A noter que pour 29% des décideurs RH, l’introduction du digital dans les processus et documents RH permet de répondre aux évolutions légales et réglementaires.

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En conclusion

Les besoins en dématérialisation de documents restent forts chez les RH qui se retrouvent confrontés à des volumes encore importants de documents papier. Le marché des logiciels et services IT associés à la dématérialisation de documents RH devrait ainsi continuer sur une croissance à deux chiffres pour 2016, sous l’effet notamment d’une législation favorisant le recours au numérique.

Proposer la signature électronique, la conservation de documents RH dans un coffre-fort numérique, apporter des réponses aux demandes des collaborateurs… sont autant de services rendus possibles grâce à la digitalisation et qui vont dans le sens du développement d’une gestion de la relation salarié, à l’heure où le collaborateur est considéré comme un actif clé pour les entreprises.

 

Quels indicateurs pour piloter le capital humain de l’entreprise

Sans indicateurs, difficile pour le DRH, pilote des organisations, d’analyser et donc d’agir, indique Ayrald Berthod, Directeur Commercial et Marketing de l’éditeur Report One spécialisé dans l’optimisation des processus métier. Il s’agit d’avoir à sa disposition des indicateurs forts, parlants, qui aideront non seulement à avoir une vision complète de l’entreprise, mais également d’anticiper les besoins et attentes de la Direction et de participer pleinement à l’évolution de l’entreprise.

Si avoir des indicateurs RH est donc primordial, bien les choisir, c’est mieux ! Chacun construit ses tableaux en fonction des objectifs qu’il souhaite mesurer. Néanmoins, pour des tableaux de bord lisibles par tous, les indicateurs doivent répondre à  trois caractéristiques primordiales, pour un pilotage efficace : d’être partageables aisément, totalement objectifs et indiscutables.

Pilotage à court terme : cartographie des collaborateurs
À la base de toute mission RH se trouve la gestion des enjeux immédiats. Pour cela, rien de plus solide que d’établir une cartographie des collaborateurs, en utilisant des indicateurs très factuels comme la rémunération, l’absentéisme, l’âge moyen des collaborateurs (pyramide des âges)… Autres KPI dans l’air du temps, des indicateurs se centrant sur la parité (nombre de femmes dans l’entreprise, nombre de femmes à des positions managériales) ou la diversité.
Ces KPI répondent à des enjeux à courts termes, mais néanmoins indispensables, comme la gestion quotidienne de la masse salariale,  ou l’assurance du respect des obligations réglementaires et légales.

Report One

Managers : les indicateurs à suivre pour atteindre les objectifs de l’entreprise
Pour une vision s’étendant à plus long terme (dans les 2 ou 3 ans), il devient intéressant d’avoir une vision plus large et d’inclure dans son spectre le collaborateur, mais avec  ses compétences, voire son potentiel d’évolution. Ainsi, vos tableaux pourront répondre à plusieurs questions et se baser sur des indicateurs englobant les talents et compétences des salariés : qui partira en retraite dans les deux ou trois prochaines années ? Qui possède quel talent ? Et surtout qui possède le savoir-faire dont l’entreprise aura bientôt besoin ?
En résumé : des indicateurs qui servent à identifier les forts potentiels de l’entreprise, mais également les compétences dont elle risque de manquer et qui s’avèrent pourtant nécessaires à la réalisation des enjeux de l’entreprise

Des indicateurs pour anticiper, partager et accompagner la stratégie long terme
Devenir un acteur du business à part entière, accompagner la transformation de l’entreprise et anticiper les besoins et enjeux de la Direction… Une utopie ? Sans suivre aucun KPI, certainement ! Pour obtenir une vision à plus  long terme, de 5 ans ou plus, de votre entreprise et des enjeux qu’elle rencontre, mieux vaut se baser sur des indicateurs vous permettant d’investir correctement dans le capital humain.
Identification des compétences manquantes, focus sur des compétences stratégiques de l’entreprise et évaluation des niveaux de compétences des équipes en interne, gestion selon les prévisions de la taille qu’atteindra l’entreprise dans 5 ans… Des indicateurs essentiels, qui nécessitent que le travail de cartographie et des collaborateurs, et des compétences, ait été effectué au préalable.